More than a Portal

Click here to read this update in Welsh/Cliciwch yma i ddarllen y diweddariad hwn yn Gymraeg

For more than two decades, hundreds of thousands of professionals and homeowners have submitted their planning applications through Planning Portal.  

Application submission is a single step within a wider more complex planning system. Success depends on what happens before and after it: good preparation shapes whether an application is likely to succeed, while a clean post-submission process helps it reach the local planning authority, pass validation, and move through assessment more quickly. Over the past few years, having built a highly stable and secure infrastructure and platform, we have been working on both sides of that submission step in consultation with Local Planning Authorities and Professionals alike.  

More than 3 million people a year now use our guidance content to understand planning before they commit to a project. Interactive House has helped millions explore what common home improvement work typically involves. Ask Navi, launched this year, answers planning questions in plain language. And behind all of it, we’ve improved the infrastructure that connects directly and seamlessly into local planning authority back-office systems.  

From September, we take a significant leap forward, with improved workflows and new AI capabilities supporting your whole planning journey: understanding whether a project is viable, preparing and checking the application, submitting it, and moving seamlessly into Building Control, all in one fully connected platform.  

Here’s what’s changing, and why.  

Help right from the start of the planning journey

Valuable planning choices are made long before an application begins. We know how important the pre-application research stage is, it is why our guidance content reaches millions every year. Now we have gone even further, with a suite of improved and new tools that give tailored answers to specific questions. 

Ask Navi is the UK’s first AI-powered planning guidance service, giving homeowners clear, conversational answers they can trust. Unlike generic AI search, it draws only on authoritative Planning Portal content and national planning policy, turning complex guidance into reliable, plain-language support. 

Interactive House is a digital home, letting homeowners explore clear, digestible information on common improvement projects. It’s one of Planning Portal’s most popular tools, and feedback shows it’s used not only by homeowners but by consultants explaining requirements to clients. 

Householder Insights, newly launched, is the first tool of its kind on the Planning Portal platform. It provides a feasibility overview of common home improvement projects, tailored to a specific property and its area, whether permission is likely to be required, and the likelihood of approval, rooted in planning history and local trends. 

Greater accuracy, fewer avoidable delays

Planning in many situations is complex, where local constraints and therefore requirements vary between authorities, and no system will change that overnight. 

A significant proportion of invalidations happen for identifiable reasons, year after year, and those are addressable. We have spent years using our data to investigate the most common causes and design them out of the process. 

The intention is simple: fewer applications returned, fewer resubmissions, less time lost for applicants and for the authorities assessing them. 

Ahead of September, supporting document upload is being improved, with clearer guidance on what each application type requires. Professionals will be able to upload a full document set and classify it afterwards, rather than handling each file as they go, something users have told us can save several hours on a larger scheme during testing. 

From September, there will be increased support earlier in the journey. Planning constraints will surface while the application is being prepared, so flood risk, conservation areas, green spaces and other site considerations are visible rather than emerging later. Those constraints will then drive the supporting document requirements shown to the applicant, making it clear what a particular site and proposal actually needs. And AI will assist in describing the proposal and identifying the right application type at the very start of the journey, the point at which an error causes the most rework. 

In the weeks that follow, Planning Portal will provide enhanced completeness checks of applications before they are submitted. Validation and readiness checks will identify missing information and common errors while applicants can still act on them. The checks will scale with the submission: a single-storey extension and a scheme of 100 homes with 300 supporting documents are very different pieces of work, and the checking process will reflect that difference. 

One connected journey

Planning doesn’t end at submission, and neither should the support around it. 

Many projects move from planning into Building Control, but that journey is often fragmented. Planning Portal is uniquely positioned to connect both processes in one integrated platform, allowing users to reuse planning data, create Building Control applications more efficiently, and submit directly to Building Control bodies. This shared experience gives applicants, agents and authorities one account, one journey and one trusted record from planning through to compliance. 

New Product Structure from 3rd September

Over the past year we’ve made our biggest investment yet in the platform. Alongside major improvements to the application workflow, we are introducing intelligent capabilities that help planning professionals prepare, validate and manage applications more efficiently. To reflect the significant expansion, our product structure and pricing model is being updated from the 3rd September.

All of the new products and enhancements are included for everyone, where the new pricing model recognises complexity, capacity and benefit. Every user will receive all the new functionality, ongoing updates as well as continue receiving the highest levels of support.

From 3rd September there will be three bands:

• Band 1 – £99 inc VAT for less complex application types
• Band 2 – £149 inc VAT for application types with more complex requirements and greater platform capabilities
• Band 0 – £0 for eligible application types, including exemptions, tree works and listed building consent.

The majority of applications received through Planning Portal will either remain free or cost £99 inc VAT.

The banding reflects the level of support and capability each application needs. Larger or more complex schemes often involve more information, site constraints, supporting documents and checks, so the service uses more of its advanced capability to help users prepare, complete and submit their application directly to the authority.

What’s next

This is not a one-off update. Over the coming weeks and months, development continues in three areas. 

From guidance to action. Ask Navi will evolve from answering questions to actively helping users complete the right application. It will identify the correct application type, turn a conversation into a draft submission and, over time, use a customer’s existing supporting documents to create applications faster and with less duplication. 

Smarter checks, earlier in the journey. The completeness checks launching this autumn are only the first step. Local Validation Checklists will bring each local planning authority’s specific requirements directly into the application flow, while SiteCheck will use site-specific constraints to adapt the journey in real time, so the right information is captured before submission, not chased afterwards. 

One place to manage the whole project. Project Workspaces will let users manage related applications around a property, client or development in one place, with planning and Building Control sitting side by side. That means fewer disconnected records, less rekeying and a clearer view of progress from concept through to compliance. 

A planning application does not end when someone clicks submit. It ends when the local planning authority receives an application that is complete, accurate and ready to assess. 

That is the purpose of a smarter Planning Portal: to guide users earlier, detect issues sooner and connect applications directly into the systems local planning authorities rely on.  

We have spent two decades building that trusted national platform, and we will continue investing so the planning journey becomes simpler, faster and more certain for everyone involved. 

Managing draft and pending applications

The site will be unavailable between 6pm – 11pm on 2 September while we make these updates. Apologies for any inconvenience this may cause.

For draft planning applications: If you currently working on your planning application, you have two options depending on where you are on your planning journey:

• Submit before 6pm 2 September to pay the current service charge; or
• Complete payment from 11pm on 2 September onwards to submit under the new banding and access the wider SmartApply functionality available under the new structure.

Either way, simply log back in when you’re ready, review your application, and continue where you left off.

For building control applications with pending payment: As Building Control will be part of the Planning Portal journey, any Building Control applications with payment pending after 18:00 on 2 September will be reset to draft. This ensures you won’t be charged a service fee.

For all draft applications, simply log in and (re)submit your application – all your application details will be saved, so you can pick up where you left off.

Mwy na Phorth

Ers dros ddau ddegawd, mae cannoedd ar filoedd o weithwyr proffesiynol a pherchnogion tai wedi cyflwyno eu ceisiadau cynllunio drwy Planning Portal.

Mae cyflwyno cais yn un cam mewn system gynllunio ehangach a mwy cymhleth. Mae llwyddiant yn dibynnu ar yr hyn sy’n digwydd cyn ac ar ôl hynny: mae gwaith paratoi da yn dylanwadu ar debygolrwydd cais o lwyddo, tra bod proses ar ôl cyflwyno lân yn ei helpu i gyrraedd yr awdurdod cynllunio lleol, pasio’r cam dilysu a symud drwy’r broses asesu yn gynt. Dros yr ychydig flynyddoedd diwethaf, ar ôl creu seilwaith a phlatfform sefydlog a diogel iawn, rydym wedi bod yn gweithio ar ddwy ochr y cam cyflwyno hwnnw mewn ymgynghoriad ag Awdurdodau Cynllunio Lleol a Gweithwyr Proffesiynol fel ei gilydd. Mae mwy na thair miliwn o bobl y flwyddyn bellach yn defnyddio cynnwys ein canllawiau i ddeall y broses gynllunio cyn iddynt ymrwymo i brosiect. Mae Interactive House wedi helpu miliynau i archwilio beth mae gwaith gwella cartrefi cyffredin yn ei olygu fel arfer. Mae Ask Navi, a lansiwyd eleni, yn ateb cwestiynau cynllunio mewn iaith glir. Ac yn sail i’r cyfan, rydym wedi gwella’r seilwaith sy’n cysylltu’n uniongyrchol ac yn ddi-dor â systemau cefn swyddfa awdurdodau cynllunio lleol.

O fis Medi ymlaen, byddwn yn cymryd cam sylweddol ymlaen, gyda llifau gwaith gwell a galluoedd deallusrwydd artiffisial newydd a fydd yn cefnogi eich taith gynllunio gyfan: deall a yw prosiect yn ddichonadwy, paratoi’r cais ac edrych drosto, ei gyflwyno, a symud yn ddi-dor i’r cam Rheolaeth Adeiladu, â’r cyfan mewn un platfform cwbl gysylltiedig.

Dyma beth sy’n newid, a pham.

Cymorth o ddechrau’r daith gynllunio

Gwneir dewisiadau cynllunio gwerthfawr ymhell cyn i gais ddechrau. Rydym yn gwybod pa mor bwysig yw’r cam ymchwil cyn ymgeisio, dyna pam mae cynnwys ein canllawiau yn cyrraedd miliynau bob blwyddyn. Nawr rydym wedi mynd ymhellach fyth, gyda chyfres o adnoddau gwell a newydd sy’n rhoi atebion wedi’u teilwra i gwestiynau penodol.

Ask Navi yw’r gwasanaeth canllawiau cynllunio cyntaf o’i fath yn y DU i ddefnyddio deallusrwydd artiffisial i roi atebion clir ar ffurf sgwrs i berchnogion tai y gallant ymddiried ynddynt. Yn wahanol i chwiliadau deallusrwydd artiffisial generig, dim ond cynnwys awdurdodol Planning Portal a pholisi cynllunio cenedlaethol y mae’n ei ddefnyddio, gan droi canllawiau cymhleth yn gymorth dibynadwy mewn iaith glir.

Cartref digidol yw Interactive House sy’n galluogi perchnogion tai i archwilio gwybodaeth glir a hawdd ei deall am brosiectau gwella cyffredin. Mae’n un o adnoddau mwyaf poblogaidd Planning Portal ac mae adborth yn dangos ei fod yn cael ei ddefnyddio nid yn unig gan berchnogion tai ond hefyd gan ymgynghorwyr sy’n egluro gofynion i gleientiaid.

Householder Insights, sydd newydd ei lansio, yw’r adnodd cyntaf o’i fath ar blatfform Planning Portal. Mae’n rhoi trosolwg o ddichonoldeb prosiectau gwella cartrefi cyffredin, wedi’i deilwra at eiddo penodol a’i ardal, a yw’n debygol y bydd angen caniatâd, a’r tebygolrwydd y caiff prosiect ei gymeradwyo, yn seiliedig ar hanes cynllunio a thueddiadau lleol.

Mwy o gywirdeb, llai o oedi y gellir ei osgoi

Mae cynllunio mewn llawer o sefyllfaoedd yn gymhleth, lle mae cyfyngiadau lleol ac, felly, ofynion yn amrywio rhwng awdurdodau, ac ni fydd unrhyw system yn newid hynny dros nos.

Mae cyfran sylweddol o geisiadau yn cael eu hannilysu am resymau y gellir eu nodi, flwyddyn ar ôl blwyddyn, a gellir ymdrin â’r rheini. Rydym wedi treulio blynyddoedd yn defnyddio ein data i ymchwilio i’r achosion mwyaf cyffredin a’u dileu o’r broses drwy waith dylunio.

Mae’r bwriad yn syml: llai o geisiadau yn cael eu dychwelyd, llai o geisiadau yn cael eu hailgyflwyno, llai o amser yn cael ei golli i geiswyr ac i’r awdurdodau sy’n eu hasesu.

Cyn mis Medi, bydd y broses o lanlwytho dogfennau ategol yn cael ei gwella, gyda chanllawiau cliriach ar yr hyn sydd ei angen ar gyfer pob math o gais. Bydd gweithwyr proffesiynol yn gallu lanlwytho set lawn o ddogfennau a’i dosbarthu wedyn, yn hytrach na thrin pob ffeil wrth iddynt fynd ymlaen drwy’r broses, rhywbeth y mae defnyddwyr wedi dweud wrthym y gall arbed sawl awr ar gynllun mwy o faint yn ystod y cyfnod profi.

O fis Medi ymlaen, bydd mwy o gymorth ar gael yn gynharach yn ystod y daith. Bydd cyfyngiadau cynllunio yn dod i’r amlwg wrth i’r cais gael ei baratoi, felly bydd y risg o lifogydd, ardaloedd cadwraeth, mannau gwyrdd ac ystyriaethau eraill sy’n ymwneud â’r safle yn weladwy yn hytrach na dod i’r amlwg yn ddiweddarach. Yna, bydd y cyfyngiadau hynny yn llywio’r gofynion o ran dogfennau ategol a ddangosir i’r ymgeisydd, gan nodi’n glir beth sydd ei angen ar safle a chynnig penodol mewn gwirionedd. A bydd deallusrwydd artiffisial yn helpu i ddisgrifio’r cynnig a nodi’r math cywir o gais ar ddechrau’r daith, sef yr adeg pan fydd gwall yn achosi’r rhan helaethaf o ailweithio. Yn yr wythnosau sy’n dilyn, bydd Planning Portal yn darparu gwiriadau gwell o gyflawnrwydd ceisiadau cyn iddynt gael eu cyflwyno. Bydd gwiriadau dilysu a pharodrwydd yn nodi gwybodaeth sydd ar goll a gwallau cyffredin ar adeg pan fydd ceiswyr yn gallu gweithredu arnynt o hyd. Bydd y gwiriadau hyn yn cynyddu gyda’r cyflwyniad: mae estyniad unllawr a chynllun o 100 o gartrefi gyda 300 o ddogfennau ategol yn ddarnau gwahanol iawn o waith a bydd y broses wirio yn adlewyrchu’r gwahaniaeth hwnnw.

Un daith gysylltiedig

Nid yw cynllunio’n dod i ben ar adeg cyflwyno cais, ac ni ddylai’r cymorth sy’n gysylltiedig ag ef ddod i ben ychwaith. Mae llawer o brosiectau’n symud o’r cam cynllunio i’r cam Rheolaeth Adeiladu, ond mae’r daith honno’n aml yn dameidiog. Mae Planning Portal mewn sefyllfa unigryw i gysylltu’r ddwy broses mewn un platfform integredig, gan alluogi defnyddwyr i ailddefnyddio data cynllunio, llunio ceisiadau Rheolaeth Adeiladu yn fwy effeithlon a chyflwyno ceisiadau’n uniongyrchol i gyrff Rheolaeth Adeiladu. Mae’r profiad hwn a rennir yn rhoi un cyfrif, un daith ac un cofnod dibynadwy i geiswyr, asiantau ac awdurdodau o’r cam cynllunio hyd at y cam cydymffurfio.

Strwythur Cynhyrchion Newydd o 3 Medi

Dros y flwyddyn ddiwethaf rydym wedi gwneud ein buddsoddiad mwyaf hyd yma yn y platfform. Ochr yn ochr â gwelliannau mawr i lif gwaith ceisiadau, rydym yn cyflwyno galluoedd deallus a fydd yn helpu gweithwyr cynllunio proffesiynol i baratoi, dilysu a rheoli ceisiadau yn fwy effeithlon. Er mwyn adlewyrchu’r datblygiad sylweddol, bydd ein strwythur cynhyrchion a’n model prisio yn cael eu diweddaru o 3 Medi. 

Mae’r holl gynhyrchion newydd a gwelliannau wedi’u cynnwys i bawb, lle mae’r model prisio newydd yn cydnabod cymhlethdod, capasiti a budd. Bydd pob defnyddiwr yn cael yr holl swyddogaethau newydd a diweddariadau parhaus ac yn parhau i gael y lefelau uchaf o gymorth. 

O’r 3ydd o Medi, bydd yna tair band:

• Band 1 – £99 yn cynnwys TAW ar gyfer mathau o geisiadau llai cymhleth
• Band 2 – £149 yn cynnwys TAW ar gyfer mathau o geisiadau gyda gofynion mwy cymhleth a gallueddau mwy llwyfan
• Band 0 – £0 ar gyfer y mathau cais sy’n gymwys, gan gynnwys eithriadau, gwaith coed a chaniatâd adeilad rhestru.

Bydd y rhan fwyaf o geisiadau a dderbynnir trwy Borth Cynllunio parhau i fod yn rhad ac am ddim neu’n costio £99 yn cynnwys TAW.

Mae’r bandiau yn adlewyrchu lefel y cymorth a’r gallu sydd eu hangen ar bob cais. Yn aml, mae cynlluniau mwy o faint neu fwy cymhleth yn cynnwys mwy o wybodaeth, cyfyngiadau safle, dogfennau ategol a gwiriadau, felly mae’r gwasanaeth yn defnyddio mwy o’i allu uwch i helpu defnyddwyr i baratoi, cwblhau a chyflwyno eu cais yn uniongyrchol i’r awdurdod.

Beth nesaf

Nid diweddariad untro yw hwn. Dros yr wythnosau a’r misoedd sydd i ddod, bydd gwaith datblygu yn parhau mewn tri maes.

• O arweiniad i weithredu. Bydd Ask Navi yn datblygu o ateb cwestiynau i roi cymorth gweithredol i ddefnyddwyr gwblhau’r cais cywir. Bydd yn nodi’r math cywir o gais, yn troi sgwrs yn gyflwyniad drafft a, dros amser, yn defnyddio dogfennau ategol presennol cwsmer i lunio ceisiadau’n gynt gyda llai o ddyblygu.
  
• Gwiriadau mwy clyfar, yn gynharach yn y daith. Dim ond y cam cyntaf yw’r gwiriadau cyflawnrwydd a fydd yn cael eu lansio yr hydref hwn. Bydd Rhestrau Gwirio Dilysu Lleol yn dod â gofynion penodol pob awdurdod cynllunio lleol yn uniongyrchol i lif y cais, a bydd SiteCheck yn defnyddio cyfyngiadau safle-benodol i addasu’r daith mewn amser real, fel bod y wybodaeth gywir yn cael ei chofnodi cyn i gais gael ei gyflwyno, gan osgoi’r angen i ofyn am ragor o wybodaeth yn ddiweddarach.
  
• Un lle i reoli’r prosiect cyfan. Bydd Gweithfannau Prosiectau yn galluogi defnyddwyr i reoli ceisiadau cysylltiedig sy’n ymwneud ag eiddo, cleient neu ddatblygiad mewn un lle, gyda chamau cynllunio a Rheolaeth Adeiladu ochr yn ochr â’i gilydd. Bydd hynny’n golygu llai o gofnodion digyswllt, llai o ailfysellu a darlun cliriach o hynt cais o’r cysyniad hyd at y cam cydymffurfio.

Nid yw cais cynllunio yn dod i ben pan fydd rhywun yn clicio i’w gyflwyno. Daw i ben pan fydd yr awdurdod cynllunio lleol yn cael cais sy’n gyflawn, yn gywir ac yn barod i’w asesu.

Dyna ddiben Planning Portal mwy clyfar, sef: rhoi arweiniad cynharach i ddefnyddwyr, canfod problemau ynghynt a chysylltu ceisiadau’n uniongyrchol â’r systemau y mae awdurdodau cynllunio lleol yn dibynnu arnynt.  Rydym wedi treulio dau ddegawd yn creu’r platfform cenedlaethol dibynadwy hwnnw, a byddwn yn parhau i fuddsoddi er mwyn sicrhau bod y daith gynllunio yn dod yn symlach, yn gyflymach ac yn fwy sicr i bawb sy’n rhan o’r daith honno.

Rheoli ceisiadau drafft a cheisiadau ar y gweill

Bydd y safle ar gau rhwng 6pm a 11pm ar 2 Medi tra byddwn yn gwneud y diweddariadau hyn. Ymddiheurwn am unrhyw anghyfleustra. 

Ar gyfer ceisiadau cynllunio drafft: Os ydych chi ar hyn o bryd yn gweithio ar eich cais cynllunio, mae gennych ddau opsiwn,  dibynnu ar ble rydych chi: 

• Cyflwyno cyn 6pm ar 2 Medi i dalu’r ffi gwasanaeth presennol; neu 

• Cwblhau talu o 11pm ar 2 Medi ymlaen i gyflwyno o dan y band newydd a chael mynediad at nodweddion ehangach SmartApply sydd ar gael o dan y trefniant newydd.   

Mewn unrhyw achos, mewngofnodwch eto pan fyddwch yn barod, adolygu eich cais, a pharhau o’r fan lle gwnaethoch ei adael. 

Ar gyfer ceisiadau rheoli adeiladu sydd â thaliad ar y gweill: Gan y bydd Rheoli Adeiladu yn rhan o daith y Porth Cynllunio, bydd unrhyw geisiadau Rheoli Adeiladu gyda thaliad ar y gweill ar ôl 18:00 ar 2 Medi yn cael eu hailosod i drafft. Mae hyn yn sicrhau na fydd tâl am wasanaeth yn cael ei godi. 

Ar gyfer pob cais drafft, mewngofnodwch yn syml a (ail)gyflwynwch eich cais – bydd pob manylyn eich cais wedi ei gadw, felly gallwch chi ddechrau o’r man lle wnaethoch chi adael.