Better document management tools to help keep applications moving

Cliciwch yma i ddarllen y diweddariad hwn yn Gymraeg/Click here to read this update in Welsh

Submitting planning applications often means managing large document sets, tight deadlines, and local validation requirements – all while ensuring nothing gets missed along the way.

That’s why, from 12 August, we’re introducing a series of improvements to document management on Planning Portal, designed to make the submission process faster and clearer for professionals using the platform regularly.

Shaped by direct user feedback, these updates focus on reducing friction across key stages of the workflow, from uploading and tagging documents to managing validation requirements more efficiently.

What’s new?

✅Faster, more resilient bulk uploads

If you regularly submit applications with large document sets, you’ll notice an immediate difference. Real-time, per-file progress indicators show where each upload stands, and if one file encounters a problem – an oversized file, an unsupported format – the rest continue uninterrupted. You’ll see a reason and a suggested fix against the problem file, and a summary on completion gives you an at-a-glance view of what’s been uploaded and what still needs attention. No more starting from scratch because one file in a batch caused everything to fail.

✅Bulk document deletion

Managing documents across large or complex applications is now easier. You can select and delete multiple documents in one action, with your scroll position preserved – so you stay exactly where you were, rather than being returned to the top of the list after each change.

✅A clearer document checklist 

A redesigned checklist sits alongside the upload area and gives you a live view of outstanding requirements. Mandatory and optional items are clearly distinguished, with status indicators that update as documents are uploaded. If you attempt to navigate away before all mandatory items are satisfied, you’ll be prompted – helping to catch errors earlier. 

✅Local validation requirements – signposted clearly 

We’ve added a direct link to each local planning authority (LPA) validation checklist within the document checklist, alongside a required confirmation that you’ve reviewed local requirements before submitting. This step is straightforward if you already review LPA checklists as part of your process – and a useful prompt if local requirements aren’t always front of mind. 

✅Flexible document tagging 

You can now upload your full document set first and return to tagging afterwards including using bulk tagging to classify multiple documents at once. Your progress is saved if you navigate away, and submission remains gated on all documents being tagged, so nothing is missed. 

Our mission to continuously improve

These improvements form part of our ongoing commitment to making Planning Portal work better for the professionals who rely on it every day. 

By reducing administrative friction and improving document workflows, we aim to help applicants spend less time managing uploads and more time focused on delivering successful projects. 

We’ll continue evolving the platform in line with user feedback and industry needs, and we welcome continued input from the professionals using Planning Portal across the planning process. 

Adnoddau rheoli dogfennau gwell er mwyn hwyluso ceisiadau

Yn aml, mae cyflwyno ceisiadau cynllunio yn golygu rheoli setiau mawr o ddogfennau, terfynau amser tynn, a gofynion dilysu lleol – a hynny i gyd wrth sicrhau nad oes dim byd yn cael ei golli ar hyd y ffordd.

Dyna pam, o 12 Awst, rydym yn cyflwyno cyfres o welliannau i brosesau rheoli dogfennau ar Planning Portal, y bwriedir iddynt wneud y broses o gyflwyno cais yn gyflymach ac yn gliriach i weithwyr proffesiynol sy’n defnyddio’r platfform yn rheolaidd.

Mae’r diweddariadau hyn, sy’n seiliedig ar adborth uniongyrchol gan ddefnyddwyr, yn canolbwyntio ar hwyluso camau allweddol yn y llif gwaith, o lanlwytho a thagio dogfennau i reoli gofynion dilysu yn fwy effeithlon.

Beth sy’n newydd

✅Swmplanlwytho cyflymach a chadarnach

Os ydych yn cyflwyno ceisiadau sy’n cynnwys setiau mawr o ddogfennau yn rheolaidd, byddwch yn sylwi ar y gwahaniaeth ar unwaith. Bydd dangosyddion hynt fesul ffeil mewn amser real yn dangos statws pob lanlwythiad, ac os bydd un ffeil yn wynebu problem – mae’n rhy fawr, fformat heb ei gefnogi – bydd y gweddill yn parhau’n ddi-dor. Byddwch yn gweld rheswm a bydd datrysiad yn cael ei awgrymu yn erbyn y ffeil sy’n achosi problem, a bydd crynodeb ar ôl cwblhau yn rhoi cipolwg i chi ar yr hyn sydd wedi’i lanlwytho a’r hyn y mae angen rhoi sylw iddo o hyd. Ni fydd angen i chi ddechrau o’r dechrau mwyach am fod un ffeil mewn swp wedi achosi i bopeth fethu.

✅Swmpddileu dogfennau

Mae rheoli dogfennau mewn ceisiadau mawr neu gymhleth yn haws bellach. Gallwch ddewis a dileu sawl dogfen mewn un weithred, gan gadw eich safle sgrolio – felly byddwch yn aros yn union lle roeddech chi, yn hytrach na chael eich dychwelyd i frig y rhestr ar ôl pob newid.

✅Rhestr wirio glirach ar gyfer dogfennau

Ceir rhestr wirio ar ei newydd wedd wrth ochr yr ardal lanlwytho a bydd yn rhoi golwg fyw i chi ar y gofynion sy’n weddill. Gwahaniaethir yn glir rhwng eitemau gorfodol ac eitemau dewisol, gyda dangosyddion statws sy’n diweddaru wrth i ddogfennau gael eu lanlwytho. Os byddwch yn ceisio llywio i ffwrdd cyn i’r holl eitemau gorfodol gael eu bodloni, cewch brompt – a fydd yn helpu i nodi gwallau ynghynt.

✅Cyfeirio’n glir at ofynion dilysu lleol

Rydym wedi ychwanegu dolen uniongyrchol i restr wirio dilysu unigol pob awdurdod cynllunio lleol (ACLl) yn y rhestr wirio dogfennau, ochr yn ochr â chadarnhad gofynnol eich bod wedi edrych ar y gofynion lleol cyn cyflwyno. Mae’r cam hwn yn un syml os ydych eisoes yn edrych ar restrau gwirio ACLlau fel rhan o’ch proses – ac yn ddefnyddiol os nad yw gofynion lleol bob amser ym mlaen eich meddwl.

✅Proses hyblyg o dagio dogfennau

Gallwch nawr lanlwytho eich set lawn o ddogfennau yn gyntaf a dychwelyd i’w tagio wedyn, gan gynnwys defnyddio proses swmpdagio i ddosbarthu sawl dogfen ar yr un pryd. Caiff eich hynt ei gadw os byddwch chi’n llywio i ffwrdd, a bydd yr hyn a gyflwynwyd gennych yn parhau i fod wedi’i adwyo ar bob dogfen sy’n cael ei thagio, felly ni chollir dim.

Ein cenhadaeth i wella’n barhaus

Mae’r gwelliannau hyn yn rhan o’n hymrwymiad parhaus i sicrhau bod Planning Portal yn gweithio’n well i’r gweithwyr proffesiynol sy’n dibynnu arno bob dydd. Drwy leihau problemau gweinyddol a gwella llifau gwaith dogfennau, ein nod yw helpu ceiswyr i dreulio llai o amser yn rheoli prosesau lanlwytho a mwy o amser yn canolbwyntio ar gyflawni prosiectau llwyddiannus.

Byddwn yn parhau i ddatblygu’r platfform yn unol ag adborth defnyddwyr ac anghenion y diwydiant, ac rydym bob amser yn croesawu mewnbwn gan y gweithwyr proffesiynol sy’n defnyddio Planning Portal ar bob cam o’r broses gynllunio.